Компания вправе перевести деньги под отчет своим работникам на зарплатные карты.

Компания вправе перевести деньги под отчет своим работникам на зарплатные карты. Но для этого необходимо письменное заявление от сотрудника. Такой вывод следует из письма Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288 (ответ на частный запрос).

Раньше Минфин разрешал перечислять подотчетные на карты, но не говорил, что работники должны писать заявление (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42–7.4–05/5.2–554 от 10.09.13). Ведь строго по правилам заявление нужно, только если деньги выдают наличными (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Но в комментируемом письме Минфин уточнил, что от сотрудника надо взять письменное заявление, даже если он получает деньги на карту. В заявлении сотрудник должен написать реквизиты карточки.

Компания может разработать типовую форму заявления и включить в нее другие сведения, которые обязательны в заявлении на выдачу денег под отчет из кассы — срок, сумму и т. п. (см. образец). Если заявления не будет, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы. А с них надо удержать НДФЛ.

Для выдачи подотчетных по безналу надо выполнить еще несколько условий. В назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала — под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. Вместе с авансовым отчетом у сотрудника надо запросить документ, который подтвердит оплату карточкой. Например, чек терминала или выписку с карты. Эти документы удостоверят, что с перечисленных средств не надо удерживать НДФЛ.

Кроме того, при выдаче подотчетных на карты Минфин рекомендует прописать в учетной политике порядок выдачи денег под отчет. Компания может это сделать в любое время.

Источник: УНП

23.09.2014, 380 просмотров.